在漫漫出國路上，你能否獲得成功，關鍵之一在于你能否向你希望進入的學校提供像樣的申請文件。好的申請文件能讓你在眾多的申請者中脫穎而出，差的申請文件能將你永遠埋沒掉。
事實上，申請文件在很大程度上和考試成績一樣重要。很多申請留學的人沒有充分認識到申請文件的重要性，認為只要在TOEFL、GRE、GMAT、TSE、IELTS或者LSAT之類的考試中取得了優異的成績，就大功告成了。所以他們花大量的時間、金錢和精力去準備這樣和那樣的語言考試。但他們在準備文件時，則往往不假思索，一蹴而就，草率行事。相當多的優秀人才因此與出國深造的機會失之交臂。
申請文件之所以重要，首先是因為外國大學的錄取沒有入學考試，申請文件通常是它們了解你專業水平的唯一媒介和手段。國內升學，從小學到大學再到博士研究生 ，每前進一步，都必須通過嚴格的考試。我們的研究生入學考試也主要考專業知識和技能。一般來說，國外大學錄取，尤其是碩士、博士研究生院的錄取，都不會經過專業考試。TOEFL、GRE、IELTS之類的考試，只不過是對語言和能力傾向（aptitude）的測驗，根本不反映一個人所掌握的專業知識和才干。國外大學了解你的資質，幾乎完全是靠審查各種申請文件來實現的。這些文件既包括你的各種成績單，更包括你的Resume、Personal Statement、Answers to Essay Questions、Sample Writings、Reference Letters等等。國外大學的錄取委員會是在審查這些文件的基礎上來決定是否錄取你以及是否給于你資助的。因此在準備這些文件時萬萬不能掉以輕心。
國外大學錄取的原則與我們國內的大學也有很大不同。國內的學校雖然總在強調德智體全面發展，但在升學時所貫徹的實際上是唯分數論。比較起來，外國的學校則更注重對綜合能力，尤其是潛在能力的考查。分數固然是重要的，但在西方大學看來，分數絕不是衡量一個人的唯一標準，甚至也不是最重要的標準。他們通常希望全面評估申請人的專業水平、成就、抱負和個人品德，而這些東西往往無法單純從分數上反映出來。如果沒有把各種文件做好，你就不能充分展示自己的優勢，國外的大學就不能全面了解你，那么你本應得到的機會也會飄然而去的。
申請國外大學同找工作有很多相似之處。在很多情況下，申請人應當把留學申請當作找工作來對待。對一般人來說，到大學就讀，尤其是到國外大學做研究生，往往比找到一份一般的工作有著更重要的意義，因為它很可能是你以后職業生涯的最重要的基礎。實際上，很多留學申請本身就包含找工作的成分。在申請時，大家通常同時申請資助， 而國外學校提供資助往往采用teaching assistantship或research assistantship的形式。這些assistantships事實上就是工作職位，你得到了這樣的職位后是需要上班干活才能拿到錢的。因此，如果把留學申請視為求職應當是相差不大的。
不過，申請留學和求職也有重要的不同之處。在求職的過程中， 你一般會有interview的機會。在interview時，你盡可以通過你的外表、氣質、口才等來表現你的能力和品質，從而贏得以單純的文字材料所不能贏得的機會。但是，國外大學錄取過程中通常沒有interview。少數專業，如醫科類，在錄取過程中鼓勵或者要求interview，但這對絕大多數中國留學申請者來說是不現實的。即便你可以隨時到國外去參加interview，這樣的機會也得靠文字資料去爭取。一般來說，留學申請者能否得到一個offer，全要依靠文字材料。從這個意義上來說，留學申請比求職的難度更高。
可以說，申請文書相當于不見面的interview。你要通過這些文件，讓你希望師從的教授們了解你過去的成就、現在的能力和未來的打算。但僅僅這些并不夠。你還要告訴他們你是在什么樣的情況下取得這樣的成就的，是什么原因使你像你所聲稱的那樣杰出，以及你為什么想深造。如果你曾遭受什么重大的失敗、挫折或失望，你需要對這些做出合理的解釋。這些文件還得展示你的性格和人格力量。要盡量寫得生動、具體，讓教授們讀了以后好像已經見過你本人一樣。
糟糕的申請文書完全能夠讓你前功盡棄。不管你提供的成績單有多么漂亮，如果其他申請文件內容或語言拙劣，那么，本應屬于你的機會也會被葬送的。每個大學，尤其是比較好的大學，每年都收到大量的入學申請。假如你給錄取委員會的印象沒有別的申請者深刻，那么你也只好望“洋”興嘆。
好的申請文書必須使用正確的英文。錄取委員會的教授只能從書面材料來對你的學識、人品和語言能力進行判斷，而你也只能以書面的形式來表現和證明你自己。你和他們之間唯一的媒介是文字。你的TOEFL成績也許很高，但試想你的Personal Statement寫得一塌糊涂，洋教授們會怎么想？畢竟這種文件是在沒有嚴格時間限制的情況下寫的，如果質量差，人家對你英語語言能力的印象就會打折扣，認為你是一個高分低能的人。最低限度也會認為你是個辦事不認真的人，說不定還會猜疑你是否在考試中弄虛作假。反之，如果你的英文成績單不是特別“好看”，但是你能提供漂亮的英文申請文件，這在一定程度上可以起到彌補作用。
準備“漂亮”的英文文件對很多人來說是相當困難的，因為要把英文寫好并不是一件容易的事，這對以英語為母語的人來說也不例外。有些熟悉中國的外國人近年來漸漸有了這樣一個看法：中國有人已經攻克了TOEFL、GRE、IELTS之類的語言考試，教會了中國學生怎樣以有限的英文水平取得良好的語言考試成績。這種看法看似不正確，但只要看看我們對英語的實際應用能力，就會覺得它不一定完全沒有道理。我們國內的教育制度，無論從小學到大學還是業余培訓，首先都是面向考試的，這在英語教學上的一個反映就是不太重視寫作訓練。老師主要教語法和句型，學生則主要死記硬背句型和單詞。字、詞也許背了不少，甚至有人能把字典背下來，但就是寫不出像樣的文章。這樣看來，洋教授對中國學生有這樣或那樣的成見或偏見也就不足為奇了。因此，中國的留學申請者必須加倍小心，認真準備申請文書。
要想寫出正確、內容恰當的英文申請文書，一定要舍得花費時間、精力和智慧。可以毫不夸張地說，申請文書的準備就是一場開卷考試，在這個考試中你取得的成績——申請文件的質量，至少和你在語言考試中所取得的成績一樣重要。既然如此，你就不能顧此失彼。中國留學申請者往往比較重視語言考試，為了取得好的語言考試成績總是不遺余力；但在準備申請文書時，則大多數敷衍了事，結果往往功虧一簣。所以需要提醒大家，準備申請文書時，一定要認真細致，要像重視英語語言考試那樣重視英文申請文件的寫作。
需要提醒大家的是，文書一定不要隨便照搬照抄。一定要把自己的形象表現得鮮明、具體和個性化，給自己一個獨特的包裝。而這個工作最好是由你自己來做，因為畢竟你對自己最為了解。我在日常工作中經常遇到學員要求幫他們修改留學申請文件。有些學員買一些所謂“留學指南”之類的書，依樣畫葫蘆，結果語言錯誤百出，內容千篇一律。根據我在國外求學多年的經驗，我認為這樣的留學申請文書大大有害于你，所以對待文書一定要慎重。
